Handleiding indexeren

Met indexeren bedoelen we op KolonieWiki dat uit een transcriptie de persoonsnamen gehaald worden. Die komen na controle in de database van www.allekolonisten.nl. Wie daar op die naam zoekt, vindt bij de zoekresultaten een link naar de transcriptie.

De eerste 4 kolommen van de index gaan zo de database in. De vijfde kolom, met 'Eigen opmerkingen van de invoerder' wordt geval voor geval bekeken. Heeft u veel op uw hart, dan mag u daar ook verwijzen naar de Overleg-pagina van de index.

Opstelling en werkwijzes

• Als u twee beeldschermen heeft, kunt u op het ene scherm de transcriptie tonen en op het andere de index.
• Iets soortgelijks geldt als u twee computers heeft.
• Als u klikt op de kop van de index, opent de transcriptie in een nieuw venster (een andere tab) van uw browser. Wisselen tussen vensters gaat met CTRL-tab.
• Als u te veel gewend bent om met SHIFT-tab heen en weer te gaan, is het beter de transcriptie in een nieuw-geopende browser te zetten.
• Een laatste mogelijkheid is om een excel-file (of andere spreadsheet) te gebruiken met ook 5 kolommen en daar de gegevens in te voeren. Als u klaar bent, plakt u die over in de index.

NB: Een mogelijkheid is het venster van de index klein te maken en hem onderaan het scherm vóór de transcriptie te zetten. Maar elke keer dat u de transcriptie scrollt, verdwijnt de index even en moet u hem weer terughalen.

We horen graag ervaringen van mensen met werkwijzes. Een genoemde mogelijkheid is om de transcriptie over te plakken in een tekstverwerker en dan tekst te verwijderen tot er een naam staat, die overplakken en dan weer verwijderen. Als het vel leeg is, is de index klaar.

Belangrijk

Kopiëren en plakken van namen is ALTIJD foutlozer dan overschrijven.

Wat wel, wat niet

1) We nemen alleen NAMEN over. Als er bijvoorbeeld staat 'de zoon van Verhoeks', voeren we alleen Verhoeks in. Als er staat 'de boekhouder van kolonie no 3' nemen we niets op, ook al zouden we weten wie er bedoeld wordt. Hetzelfde geldt voor 'de bakker uit Norg', 'de onderdirecteur', enzovoort.

2) We voeren in wat er staat, we gaan niet interpreteren. Als er bijvoorbeeld staat 'zoon Hendrik van de weduwe Dijkstra' voeren we niet in Hendrik Dijkstra. Het kan een onechte zoon zijn die dus de meisjesnaam van de weduwe voert of het kan een zoon uit een ander huwelijk van de weduwe zijn. We voeren hier dus alleen in Weduwe Dijkstra.

3) Als in één stuk een naam op TWEE manieren gespeld wordt, voeren we hem ook twee keer in. Als er een keer staat 'Jan Erkelens' en een keer 'Jan Erkens', voeren we als achternaam in Erkelens en in de volgende rij Erkens. Dit geldt ook voor onduidelijk geschreven namen, waar de transcribeerder niet helemaal uit kwam.

Behalve...:

• als het om roepnamen gaat. Catharina Aukema is natuurlijk dezelfde als Kaatje Aukema, dus we voeren slechts één van beide in. Anna = Naatje, Johannes = Jan, Maria = Mietje, dat soort dingen moeten mensen maar weten.
• als de ene vermelding een aanvulling is op de andere vermelding. Als er een keer staat 'C. van Straten' en een keer 'Cornelis van Straten', voeren we alleen in Cornelis van Straten. Bij 'Christina Doedens' en 'Christina Johanna Doedens' vullen we in Christina Johanna Doedens.

4) Voorna(a)m(en). In de 19e eeuw worden de voornamen van getrouwde vrouwen (en vrouwen die getrouwd geweest zijn) meestal weggelaten. Ze worden benoemd als aanhangsel van hun echtgenoot: Vrouw Steenbergen, de huisvrouw van Taatgen, de weduwe Westhoff. Hoe we als 21 eeuwers ook over deze praktijk mogen denken, we nemen dit toch over en beschouwen 'Vrouw', 'Huisvrouw' en 'Weduwe' als voornamen. Dus bij voornaam vullen we in Vrouw en bij achternaam Steenbergen, bij voornaam Huisvrouw en bij achternaam Taatgen, bij voornaam Weduwe en bij achternaam Westhoff.

5) Patroniemen. Patroniemen zijn in de tijd van de koloniën overbodig want dankzij de burgerlijke stand maakt de achternaam al duidelijk wie de vader is. Bij mensen die toch een patroniem hebben, beschouwen we dat als een tweede voornaam. Dus bij Hendrik Gerrits Timmerman wordt Hendrik Gerrits ingevoerd als voornamen, bij Jan Corneliszn Cornelisse de voornamen Jan Corneliszn.

6) Afkortingen. In de 19e eeuw werd vaak afgekort met een dubbele punt: J: Fr: Jolübeks. Wij maken daar een punt van en voeren als voornamen dus in J. Fr.. Als de voornamen Barbara Christina zijn afgekort tot 'Barb^a Christ^a', voeren we in Barb.a Christ.a, want de database houdt niet van superscript. Evenzo het vaak voorkomende 'Joh^s' voor Johannes, dat wordt Joh.s.

6) Raadsleden. Bij Raden van Tucht en de Kleine Raad nemen we de namen van de leden van de Raad niet op (dat komt op een aparte pagina), tenzij ze in het verslag ook een andere rol hebben dan raadslid, bijvoorbeeld getuige of schrijver van een proces verbaal.

Zelf een index-pagina maken

In principe worden de index-pagina's aangemaakt door de beheerders, in een poging om een beetje zicht te houden op waar er welke werkzaamheden bezig zijn, maar het is prima als iemand zelf een index-pagina maakt. Ga naar de pagina Handleiding lege index, kies 'Broncode bewerken, kopieer alles wat in de broncode staat, ga dan naar de checklijst waar de naam van de index nog rood is, klik erop, kies 'Broncode aanmaken' en plak de tabel in. Daarna vervangt u in de kop van de tabel de kreet 'TITEL TRANSCRIPTIE' door de paginanaam van de transcriptie die u gaat indexeren.